Qui sommes-nous ?

CoolBill est développé par la société Belge AXIOCOM SPRL.

AXIOCOM SPRL
Société privée à responsabilité limitée
Rue de Colfontaine, 236 – 7080 Frameries
TVA : BE06 8893 5372
axiocom.eu

Le respect de vos données personnelles est important à nos yeux.
Nous traitons vos données comme nous aimerions que nos propres données personnelles soient traitées.

Utilisation des données personnelles collectées

La plupart des données requise à l’utilisation de CoolBill sont des données à caractère public (données d’entreprises). Les données personnelles que vous renseignez utiles à l’utilisation de votre abonnement CoolBill ne seront jamais communiquées ou revendues à des tiers à des fins commerciales. Le seul transfert qui pourrait être opéré le serait à des fins de stockage et conservation de vos données.

Formulaires de contact et emails

Si vous nous contactez via un formulaire de contact ou via une de nos adresses mails, votre email sera stocké dans une mailbox gérée par un de nos prestataires externe (Infomaniak ou Gandi).

Cookies

Voici une liste non-exhaustive des cookies que nous utilisons :

Le site Internet utilise :

• des cookies essentiels
• des cookies fonctionnels
• des cookies analytiques.

Les cookies essentiels sont nécessaires au fonctionnement correct du site Internet et ne peuvent être refusés.

Les cookies fonctionnels ne sont placés qu’après qu’un choix ait été effectué.

Les cookies analytiques, par contre, ne sont pas obligatoires. Pour ces cookies, nous utilisons l’outil d’analyse Matomo. Ces cookies sont uniquement placés si vous optez pour ce choix.

Ils sont destinés plus spécifiquement :

• Cookie afin d’enregistrer la session d’un utilisateur lors du la prochaine navigation (facultatif)
• Cookie de session afin de sauvegarder la position du menu latéral (ouvert ou fermé) – supprimé à la fermeture du navigateur

Vous disposez de la possibilité d’acquiescer à l’ensemble des cookies ou de procéder au choix des cookies que vous acceptez dans la navigation de notre site.

Liste des cookies
Cookies essentiels :	– PHPSESSID : Sauvegarde de la session utilisateur – route : identifiant de l’url de la page visitée
Cookies fonctionnels :	– cookie_consent_level : consentement des cookies – sauvegarde du statut – cookie_consent_user_accepted : consentement des cookies – sauvegarde du statut – cookies tiers Stripe – _grecaptcha : protection anti-spam de Google sur les formulaires de contact
Cookies analytiques :	– MATOMO_SESSID : Session Matomo pour l’analyse des visites

Contenu embarqué depuis d’autres sites

Les articles de ce site peuvent inclure des contenus intégrés (par exemple des vidéos, images, articles…). Le contenu intégré depuis d’autres sites se comporte de la même manière que si le visiteur se rendait sur cet autre site.

Ces sites web pourraient collecter des données sur vous, utiliser des cookies, embarquer des outils de suivis tiers, suivre vos interactions avec ces contenus embarqués si vous disposez d’un compte connecté sur leur site web.

Statistiques et mesures d’audience

Afin de monitorer l’utilisation de notre logiciel et améliorer ses performances, nous enregistrons le minimum de données et les anonymisons au maximum :

2 premiers octets de l’adresse IP de l’utilisateur
Permet uniquement de trouver le pays d’origine du visiteur. Cela nous est utile afin d’améliorer notre logiciel en fonction des pays sources les plus utilisés.
Cela nous est également très utile pour améliorer la sécurité de notre plateforme et protéger nos utilisateurs en détectant, par exemple, une connexion entrante depuis un pays où CoolBill n’a pas été prévu pour.

Détails techniques
Ceci comprend le navigateur, sa version, le système d’exploitation la résolution d’écran utilisée par le client. Ceci dans le but d’améliorer les performance et la compatibilités de notre application avec les configurations les plus utilisées par nos clients.

finalités de traitement des données personnelles

Les données enregistrées seront les données que vous encoderez dans l’application. Il s’agit des informations concernant vos clients ainsi que les informations vous concernant utiles à des fins de création de devis, factures et autres documents possible sur CoolBill. Nous pouvons également accéder à vos données dans le cas où nous devrions résoudre un dysfonctionnement ou effectuer une manipulation requérant un accès aux données (par exemple : une migration de données d’un serveur à un autre).

Quelles données à caractère personnel ?	Comment avons-nous obtenu ces données ?	Combien de temps ?	Avec qui ces données sont-elles partagées ?
Données d’identification et coordonnées	Directement de la ou des personne(s) concernée(s) / de l’organisation ou des organisations concernée(s) OU indirectement d’une ou de plusieurs autre(s) partie(s) ET/OU Indirectement : banque(s) de données (ex. public search (dans des cas exceptionnels))	10 ans après la clôture du dossier (en cas d’action en justice : jusqu’à la fin de la procédure)	Des sous-traitants qui s’occupent de notre infrastructure ICT Si c’est nécessaire à la coopération prévue par le RGPD : le Comité européen + d’autres autorités de contrôle
Autres données à caractère personnel relatives à l’enquête (par ex. constatations techniques, correspondance, documentation d’entreprise interne, déclarations	Directement de la ou des personne(s) concernée(s) / de l’organisation ou des organisations concernée(s) OU indirectement d’une ou de plusieurs autre(s) partie(s) ou banque(s) de données	10 ans après la clôture du dossier (en cas d’action en justice : jusqu’à la fin de la procédure)	Des sous-traitants qui s’occupent de notre infrastructure ICT Si c’est nécessaire à la coopération prévue par le RGPD : le Comité européen + d’autre(s) autorité(s) de contrôle
Sanction du non-respect de la réglementation : publication de décisions : données à caractère personnel indirectes de la personne concernée / de l’organisation concernée dans le cadre de la décision	Directement de la ou des personne(s) concernée(s) / de l’organisation ou des organisations concernée(s) OU indirectement d’une ou de plusieurs autre(s) partie(s)	Toujours	Toute personne qui consulte notre site Internet

Durées de stockage de vos données

Vos données sont conservées sur nos serveurs afin de faire fonctionner le logiciel et nous disposons également de backups.

Tous les comptes peuvent voir, modifier ou supprimer leurs informations personnelles à tout moment. Les gestionnaires du site peuvent aussi voir et modifier ces informations.

Les droits que vous avez sur vos données

Droit d’accès

Vous avez le droit de nous interroger sur les données à caractère personnel dont nous disposons à votre sujet. Nous pouvons vous en fournir une copie gratuitement, mais ce n’est pas possible pour tous les documents. Nous entendons en effet aussi respecter les droits et libertés d’autrui.

Droit de rectification

Vous pensez que vos données ne sont pas exactes ou actuelles ? Vous avez le droit de nous demander de les corriger.

Droit d’opposition

Vous avez le droit de nous demander d’arrêter de traiter vos données à caractère personnel.

Droit à la limitation du traitement

Vous pouvez nous demander de limiter le traitement de vos données à caractère personnel, par exemple lorsque nous vérifions l’exactitude de vos données à caractère personnel.

Droit à l’oubli ou à la suppression

Vous avez le droit de nous demander de supprimer vos données à caractère personnel. Si nous sommes légalement obligés de conserver certaines données à caractère personnel, nous ne pouvons toutefois pas satisfaire à cette demande.

Droit de retrait de votre consentement

En cas de traitements de données à caractère personnel basés sur votre consentement, ce consentement peut être retiré.

Transmission de vos données personnelles

Nous ne transmettons, à titre commercial, à aucun tiers les données que vous encodez dans CoolBill.

Par contre, de manière cryptée et anonymisée, les données sont stockées sur divers serveurs et backups à des fins de conservation et de stockage uniquement.

Informations supplémentaires

Comment nous protégeons vos données

Si aucun système informatique n’est infaillible, nous avons mis en place une politique de cybersécurité permettant de faire face aux intrusions de groupe de hacker ou d’Etats. Tous nos backups sont également chiffrés et placés dans des zones de stockages tenues secrètes et sécurisées. Nous utilisons uniquement des protocoles de communication chiffrés entres nos serveurs.

Procédures mises en œuvre en cas de fuite de données

Si nous détectons une fuite de données concernant des données liées à notre application, nous avertirons immédiatement nos clients impactés.

Nous vous avertissons que nous prenons toutes les mesures possibles pour assurer la conservation de vos données. Des backups sont réalisés régulièrement afin de vous éviter toute perte de données. Il s’agit d’une obligation de moyen. Vous disposez également de la possibilité de stocker vos données et de les extraire de CoolBill. Notre responsabilité ne pourrait dès lors être engagée en cas de perte car, nous aurions apporté la plus grande prudence à l’égard de vos données.

Opérations de marketing

Nous vous enverrons de manière occasionnelle un mail d’information avec les dernières nouveautés de CoolBill. Vous pouvez vous désinscrire de ce mailing à tout moment et votre adresse mail sera supprimée de la base de diffusion.

Informations de contact

Si vous avez des questions concernant la gestion de vos données personnelles, n’hésitez pas à nous contacter par mail à l’adresse : privacy@coolbill.be